การประชุมที่มีประสิทธิภาพ: สร้าง Framework ง่าย ๆ ให้ประชุมแล้วเวิร์กจริง ไม่ใช่แค่นั่งคุยกันเปล่า ๆ
ในฐานะที่ทำงานในเอเจนซี่ การประชุมที่ “เยอะแยะยุบยับ” อาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวัน ทุกคนต้องเคยเจอการประชุมที่รู้สึกว่าไม่ได้อะไรกลับไปเลย นั่งกันทั้งทีมเกือบชั่วโมง แต่ไม่มีใครได้ข้อสรุปอะไรที่นำไปทำงานต่อได้ ถ้าการประชุมยังเป็นแบบนี้ ไม่เพียงแค่เสียเวลา แต่ยังบั่นทอนความกระตือรือร้นของทีมอีกด้วย
เพื่อช่วยให้ทุกคนประชุมแล้วได้ประโยชน์จริง ๆ และไม่เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เราจึงอยากแนะนำ Framework การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ที่จะช่วยให้การประชุมในเอเจนซี่ของเรามีโฟกัส ชัดเจน และได้ข้อสรุปที่จับต้องได้ เหมาะสำหรับทีมงานที่ต้องการความรวดเร็วและต้องจัดการงานหลายอย่างพร้อม ๆ กัน
1. กำหนดเป้าหมายของการประชุม (Why)
ก่อนจะเรียกประชุมทุกครั้ง ลองถามตัวเองก่อน “เราจัดประชุมครั้งนี้ไปเพื่ออะไร?” การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนจะทำให้เรารู้ว่าอยากได้อะไรจากการประชุมและทำให้การสนทนามีทิศทางที่ตรงจุดมากขึ้น ไม่ใช่แค่คุยกันเรื่อยเปื่อย
2. เลือกผู้เข้าร่วมที่จำเป็น (Who)
เลือกคนที่เกี่ยวข้องจริง ๆ มาเข้าร่วมเพื่อไม่ให้การประชุมแน่นเกินไปและทุกคนสามารถโฟกัสได้เต็มที่ เชิญเฉพาะคนที่ต้องมีส่วนร่วมโดยตรง และควรส่งคำเชิญพร้อมกำหนดเวลาให้ล่วงหน้า
3. วางแผนวิธีการสื่อสารในที่ประชุม (How)
กำหนดการสื่อสารในที่ประชุมให้ชัดเจน ว่าจะนำเสนอข้อมูลอย่างไร เช่น ใช้สไลด์ PowerPoint หรือจัด Q&A ช่วงท้าย เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพชัดเจนว่าเรากำลังพูดถึงเรื่องไหน การทำเช่นนี้จะช่วยลดการสับสนและทำให้การประชุมมีโครงสร้างที่ชัดเจน
4. กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุม (What)
“เมื่อจบการประชุมแล้ว เราต้องการอะไรกลับไปบ้าง?” การตั้งผลลัพธ์ที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนรู้ว่าต้องเตรียมตัวหรือเตรียมข้อมูลอะไรมา และทุกคนจะได้สิ่งที่ต้องการเมื่อสิ้นสุดการประชุม
5. วัตถุประสงค์หลักในการประชุม (4 Objective)
การประชุมแต่ละครั้งควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ซึ่งแบ่งได้เป็น 4 ข้อหลัก ๆ ได้แก่:
- Inform: ให้ข้อมูลเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
- Discussion: หารือเพื่อขอความคิดเห็นเพิ่มเติม
- Decision: ตัดสินใจในประเด็นสำคัญ
- Delegate: มอบหมายงานพร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ
เคล็ดลับเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- เตรียมข้อมูลล่วงหน้า: ให้ทุกคนได้รับข้อมูลพื้นฐานก่อนประชุม เพื่อที่แต่ละคนจะได้เตรียมตัวมาพร้อมร่วมอภิปราย
- กำหนดเวลาอย่างเคร่งครัด: ประชุมให้ตรงเวลา ไม่ปล่อยให้ยาวเกินจำเป็น และจบในเวลาที่กำหนด
- สรุปและติดตามผล: บันทึกสรุปการประชุมพร้อมระบุผู้รับผิดชอบงานแต่ละงาน เพื่อให้มั่นใจว่างานจะดำเนินไปตามที่ตกลงกัน
สรุปง่าย ๆ
สำหรับคนที่ทำงานในเอเจนซี่ การประชุมที่ดีควรเป็นการคุยที่ได้ข้อสรุป ไม่ใช่แค่การมาอัปเดตแล้วแยกย้าย Framework นี้จะช่วยให้ทุกการประชุมของเรามีโฟกัสและได้ผลลัพธ์จริงจังที่ทีมสามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมที่เวิร์กจะช่วยให้เราทำงานได้ไวขึ้น งานเสร็จเร็วขึ้น และสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้มากขึ้น
